Smlouva o zpracování osobních údajů

Správcem je firemní zákazník, který určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů v ukládaném obsahu. Zpracovatelem je Wassermann Media s.r.o., Vojtěšská 211/6, 110 00 Praha 1, Česká republika, IČO 09938842, DIČ CZ09938842. Tato smlouva podle čl. 28 GDPR se uzavírá akceptací podmínek služby firemním zákazníkem a je jejich součástí. Podepsanou verzi poskytujeme na vyžádání přes info@souborovna.cz. Pro údaje o účtech, platbách a vlastní bezpečnostní evidenci vystupujeme jako správce podle zásad ochrany soukromí.

Zpracováváme obsah, který zákazník uloží do Souborovny, za účelem jeho uchování a předání oprávněným příjemcům. Zpracování zahrnuje příjem, uložení, tvorbu náhledů a přehratelných verzí, zpřístupnění odkazem nebo přes povolené API a smazání. Probíhá po dobu poskytování služby pro příslušný obsah, nejdéle do zvolené platnosti, jeho smazání nebo ukončení služby, s následným úklidem a doběhem záloh.

Rozsah určuje zákazník podle nahraných souborů: například identifikační a kontaktní údaje, fotografie, obrazové a zvukové záznamy nebo pracovní podklady. Dotčenými osobami mohou být zákazníkovi klienti, zaměstnanci, dodavatelé a osoby zachycené v obsahu. Souborovna zpracovává také názvy, typy a velikosti souborů, identifikátory odkazů, platnost, otisky obsahu, hesla jako hash a souhrnné statistiky předání. Zákazník odpovídá za právní základ, informování osob a přiměřenost nahraného rozsahu, včetně případných zvláštních kategorií údajů.

Zpracováváme obsah jen podle doložených pokynů zákazníka: smlouvy a nastavení služby, nahrání, sdílení, doby platnosti a smazání. Obsah nepoužíváme k vlastním reklamním účelům. Přístup omezujeme na pověřené osoby vázané mlčenlivostí. Pokud zákon vyžaduje jiné zpracování, zákazníka předem informujeme, pokud to zákon nezakazuje. Pokud pokyn podle našeho názoru porušuje předpisy o ochraně údajů, zákazníka upozorníme.

Obsah, databázi i zálohy provozujeme na vlastních serverech v České republice. E-maily odesíláme vlastním poštovním serverem. Cloudflare zajišťuje DNS a ochranu webu a může při tom zpracovat údaje o požadavcích a přenášeném obsahu. Zákazník uděluje obecné písemné oprávnění k zapojení tohoto dalšího zpracovatele v rozsahu jeho služby. Webové platby zpracovává Stripe, nákupy v App Storu zpracovává Apple a nákupy v Google Play zpracovává Google; žádný z nich neukládá zákaznické soubory. Jejich role pro transakční údaje se řídí podmínkami příslušné platební služby. Vlastní hosting a SMTP jsou provozní součásti Wassermann Media, nikoli další právnické osoby.

Další zpracovatele zavazujeme ke stejným povinnostem ochrany obsahu a za jejich plnění vůči zákazníkovi odpovídáme. Zamýšlené přidání či nahrazení dalšího zpracovatele předem oznámíme zákazníkovi; může vznést odůvodněnou námitku na info@souborovna.cz. Předání mimo EHP provádíme pouze na doložený pokyn a při splnění kapitoly V GDPR, například s použitím platných standardních smluvních doložek nebo jiného použitelného právního mechanismu. Samotný seznam poskytovatelů není dokladem, že se každý údaj předává mimo EHP.

Přenos webu chrání HTTPS. Hesla účtů a zaheslovaných zásilek ukládáme jako bcrypt hash. Vlastnictví a oprávnění ověřuje server; neveřejné administrátorské akce vyžadují oprávnění. Přihlašovací relace lze odvolat, přenos a citlivé operace mají ochranu před zneužitím. Aplikace a pracovní procesy běží pod vyhrazeným provozním účtem s omezenými právy. Moderační zásahy se evidují. Obnovu chrání provozní zálohy databáze a souborů s ověřováním integrity a oddělenou kopií. Tyto zálohy nejsou uživatelskou funkcí pro obnovu zásilek. Neslibujeme šifrování obsahu mezi koncovými zařízeními ani certifikaci bezpečnosti. Zákazník chrání účet a sdílí odkazy nebo hesla pouze s oprávněnými příjemci.

S ohledem na povahu zpracování a informace, které máme, pomáháme zákazníkovi vyřizovat žádosti subjektů údajů, povinnosti zabezpečení, posouzení vlivu a případné předchozí konzultace. Žádost týkající se jeho obsahu předáme zákazníkovi a bez pokynu za něj nerozhodujeme, pokud nám zákon neukládá jinak. O zjištěném porušení zabezpečení osobních údajů informujeme zákazníka bez zbytečného odkladu a předáme dostupné informace potřebné pro jeho oznámení a nápravu. Kontakt: info@souborovna.cz.

Zákazník může před ukončením stáhnout originály. Podle své volby může požádat o vrácení nebo smazání osobních údajů; po skončení poskytování služby odstraníme zbývající kopie, pokud zákon nevyžaduje jejich uchování. Vypršení nebo smazání znepřístupní obsah a automatický úklid odstraňuje soubory i odvozené verze s opakováním při chybě. U společného originálu se zachová jen samostatná dosud platná kopie jiného zákazníka. Zákonem vyžadované záznamy zpracovávané v roli správce se řídí zásadami ochrany soukromí.

V provozních zálohách mohou přetrvat po omezenou dobu, než se přepíšou.

Poskytneme informace potřebné k doložení povinností podle čl. 28 GDPR a umožníme audity a kontroly zákazníkem nebo jím pověřeným auditorem a přispějeme k nim. Postup a termín dohodneme s ohledem na bezpečnost služby, mlčenlivost a práva ostatních zákazníků; tím se právo na ověření nevylučuje. K žádosti uveďte účet, rozsah a důvod na info@souborovna.cz.